稼働率100%の信頼性が支える安否確認
やさしいデザインで確実に届く
「Cuenote(キューノート)」
月間56億通のメール配信で磨かれる分析力と技術力
セールス本部営業部
営業3課マネージャー
酒井陽平氏
発災後、業務再開に向けた最初の動きは、従業員の無事を確かめることだ。電話では手間も時間もかかるが、現状維持の企業も少なくない。東日本大震災以降に導入が進むのが、メール配信による安否確認サービスだ。ユミルリンク株式会社のセールス本部営業部営業3課マネージャーの酒井陽平氏は「当社の安否確認サービスの長所は高い信頼性です」と説明する。ユミルリンクは、メールやSMSのメッセージ配信サービスに特化した企業で創業は1999年。阪急阪神ホールディングスのグループ企業で2021年の9月に東証マザーズに上場を果たした。安否確認サービスは発災時に自動でメールを送信するところから始まる。メールを受け取った従業員は、記載されたリンクから専用サイトに入り、安否を回答する。入力した情報は自動で集計され、管理者が被害状況を把握するシステムだ。
しかしメールが届かず、業務再開につまずくケースがある。その理由の１つは送信するメールが大量で送り手の処理が追いつかないこと。もう１つは膨大なメールが瞬間的に届くため、メールの受け手のシステムがスパムメールと認識しブロックすることだ。スパムメールとは受信者に無断で送りつけられる迷惑メールを指す。
2021年10月7日に首都圏で10年ぶりに震度5強の地震が発生した。人口密度の高いこの地域で起きた地震でどれほどの安否確認メールが送信され、どれほどのメールが受け取られたのだろうか。酒井氏は「当社の安否確認サービスの稼働率は、直近1年間で100％を達成しています」と胸を張る。ユミルリンクのメール配信はシステムの多重化、並列化などで処理能力を高めているため、大量のメールを瞬時に送ることができる。その最高速度は1時間に1,000万通に達する。
メールを確実に届ける技術も抜きんでている。受け手のシステムがスパムメールと誤解するのを防ぐため、メールの送り方や送る量を瞬間的に調整している。画一的な解決方法はない。多数存在する受け手のシステム上の癖を分析し、それぞれの癖に合わせてメールを配信する必要がある。アプローチは２方向からだ。一方はメールの配信設定を細かく調整し、”受け入れやすさ”を見出す。もう一方は未達のメールからは”はじかれやすさ”を突き止める。配信する月間56億通の“ビッグデータ”の分析から導く。
安否確認は、この「Cuenote」シリーズ内の１つのサービスだ。ユミルリンクのデータセンターは信頼性の高い国内データセンターを採用し、大地震に屈しない耐震構造を備えている。停電時の電源やバックアップ回線も確保し、災害時にこそサービスを止めない、万全な体制を整えている。
ユミルリンクは高い分析力と卓越した技術力をもとに、確実に届くメール配信システムの事業者として信頼を得て発展してきた。メール配信を使った商品やサービスのプロモーションの浸透とともに成長し、2021年12月時点の契約数は業種を問わず1,900を越えている。安否確認サービスを開始したのは2018年と後発だが、確実に届くメール配信技術が評価され、顧客から請われて開始したサービスだ。
ユーザーファーストの「わかりやすさ」、「使いやすさ」
現在の安否確認サービスは大きく二分されているという。それは大手の通信やインターネット関連企業に多い、Webからの申し込みで完結し比較的料金が安いタイプ。それとは別に担当者が丁寧に説明するが料金が高くなるタイプだ。酒井氏はこう話す。
「当社は前者の比較的料金が安いサービスで、後者のような丁寧な説明と導入フォローを行う事で納得いただけける体制をとっています。誰もがパソコン操作に慣れているわけではありません。初期設定に迷っていれば電話でフォローします。従業員の方々が個人登録するときのマニュアルも、画像をふんだんに用いて操作手順をわかりやすく記載しています。サービスを売って終わりではなく、運用までをしっかりとサポートするのが当社の方針です」
「Cuenote」では初期費用は無料で、月額の利用料金は50ユーザーで3500円からだ。
安否確認メールは、地震の発生や台風による暴風雨、桁外れな集中豪雨で発表される気象庁の防災気象情報と連動し、設定した配信エリアに配信される。配信基準は震度や特別警報などから選択できる。配信内容は事前に登録する。記載文章のテンプレートも用意されている。災害はいつ、どこで起きるかわからない。メール配信先のアドレスは業務用に限らず、プライベート用を登録することもできる。ただし、会社は知ることができない安心仕様になっている。メールを確実に届けるため、登録されているメールアドレスの有効性チェックも実施する。メールへの回答は自動集計され、管理者はリアルタイムで状況を確認できる。未回答者へは自動で再送信できる設定もある。
同社が確実に届くメール配信力とともに力を注いでいるのが、「使いやすさ」の追求だ。酒井氏は「そのために、よりよい操作性を追求すべく、画面の作り方を研究開発している部門を設置しています。見た目のわかりやすさを重視し、入力の負担も極力減らす“やさしい設計”」と語る。画面内の色合い、入力場所の配置、線の太さ、文字の形、余白のバランスなどを統一してデザインする。
安否確認だけに限られない活用場面
安否確認サービスの提供開始から2年、リリースからこれまでに熊本地震や先日の千葉県北西地震が発生し豪雨災害が毎年のように起きる状況で、多くの問い合わせがあるという。最近は、安否確認サービスの一斉通知機能をうまく活用するケースが増えている。「『社員の安全第一』を具体化するために導入していただいています。発災時の出社可否だけではなく、従業員の安全を守るための出社制限を伝えるために、このサービスを利用されています」と酒井氏は話す。
例えば、台風の被害を避けるため、公共交通機関は到達が予想された段階で事前に運転の見合わせを公表する。それにあわせて会社が自宅待機や早期退勤を指示するときに一斉配信メールを利用する。反対に、契約ユーザーの2割を占める病院などの医療・福祉機関では、被害を見越した緊急参集の指示に利用されている。安否確認サービスの設問と配信グループの設定で高い自由度があるためにできる活用法だ。急な欠勤を補うため、従業員に出社を募るときに使われるケースもあるという。
手間いらずテスト導入も可能
「当社のサービスはお試しが可能です。準備を進め、9月1日の防災の日に従業員に参加してもらい、テストするケースもありました。気軽にご相談ください」と酒井氏は話す。
「当社の安否確認サービスは、発災時に煩わしい操作の必要はありません。事前に登録した文章が自動的に配信されます。災害の発生は時間と場所を選びません。回答の集計結果はパソコンだけではなく、スマートフォンでも確認できるので従業員の無事を素早く把握できます。多くのお客様の事業継続のお手伝いができればと考えています」
